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連江縣政府主管法規共用系統

列印時間:112.02.07 02:34

法規內容

法規名稱: 連江縣政府檔案檢調要點
公發布日: 民國 112 年 01 月 09 日
發文字號: 府行文字第1120001615號函
法規體系: 行政類
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一、連江縣政府(以下簡稱本府)為辦理檔案檢調作業,特訂定本要點。
二、借調檔案以所承辦業務有關者為限;借調非主管案件之檔案,應先經
    該單位主管核准後,再送會承辦業務主管同意。調案人於借調前,須
    先查明欲借檔案之年度、文號。

三、調案人調閱紙本原件、影像檔或電子檔等,均應於公文系統申請調案
    ,以紙本或線上之方式申請,經核准後送交檔案管理單位辦理借調,
    每張調案單只限借調一案(卷或件)。
    檔案經微縮、電子或其他方式儲存者,非有必要,應避免使用檔案原
    件。

四、借調機密檔案,應經業務承辦單位主管核准。但屬國家機密者,除辦
    理該機密事項業務者外,應經原核定機關或其上級機關有核定權責人
    員書面授權或核准。

五、機關間借調檔案,應備函提出申請,由業務承辦單位簽奉本機關權責
    長官核准後辦理,並負稽催之責。

六、依法調用檔案者,應備函提出申請,載明法律依據、調用目的及調用
    期間,並由業務承辦單位依來函簽辦,並負稽催之責。

七、檔案檢出後,檔管人員應交予調案人或其代理人逐件清點,如借調檔
    案已裝訂成卷不易拆開時,得整卷借出,並註記卷數。

八、借調一般檔案應於十五日內歸還,機密檔案應於七日內歸還。期滿如
    需續用,請至公文系統提出展期申請,經核准後知會檔管人員始得為
    之。
    展期一次十五天,並以三次為限,若仍需使用該檔案,應先歸還再辦
    理借調。惟因特殊情形,如行政訴訟等需長期調案者,經副知檔案管
    理單位註記列管後,不再此限。

九、借調或調用之檔案應妥慎保管,不得洩密、拆散、添註、塗改、更換
    、抽取、增加、圈點、轉借、轉抄、遺失等破壞檔案或變更檔案內容
    之情事。

十、借檔人歸還檔案時,不可併隨新案歸檔,檔管人員查檢歸還檔案齊全
    且內容無誤後,應於調案紀錄上簽註歸還日期。
    歸還檔案經查檢有缺頁或缺件時,應即退回予調案人補全;檔案有遭
    破壞、變更、遺失、無法補全或毁損致無法修復情形者,應於調案紀
    錄註記,並簽請機關權責長官議處。

十一、檔管人員應定期查檢借調或調用檔案是否如期歸還,對於逾期未還
      檔案,應於公文系統產製稽催清單辦理稽催;經洽催三次仍不歸還
      時,應簽請機關權責長官議處。

十二、調、離職人員如有借調檔案,應全部歸還,不得轉借。如屬他機關
      借調或依法調用,且未歸還者,應依相關規定列為職務移交事項。

十三、本要點未規定事項,依檔案法、機密檔案管理辦法、機關檔案檢調
      作業要點及機關檔案管理作業手冊相關規定辦理。







 
資料來源:連江縣政府主管法規共用系統